Intranet, RSE ou outils collaboratifs : Quelle plateforme la DRH doit-elle mettre en place ?mettre en place ?
Le traditionnel intranet laisse place à des plateformes sociales qui favorisent de nouvelles méthodes de travail en mettant l’accent sur la collaboration. La DRH a un rôle de premier plan à jouer dans la diffusion de ces pratiques innovantes.
En 2018, il n’est plus possible de communiquer en entreprise comme au siècle dernier. Avec la transformation numérique, les énergies doivent se libérer pour favoriser l’esprit d’innovation. Fini les systèmes hiérarchiques pyramidaux et leurs lourdeurs bureaucratiques, de nouvelles méthodes de travail se diffusent comme les méthodes agiles, les concepts d’« entreprise libérée » ou d’holacratie faisant appel à l’intelligence collective.
La DRH a un rôle à jouer de premier plan pour instiller en entreprise ces nouveaux usages collaboratifs. Trop longtemps, ce domaine était accaparé par la direction de la communication. Les intranets reproduisaient en ligne les magazines d’entreprise sans interactivité possible. Tout l’inverse de la promesse des médias sociaux où chaque collaborateur doit pouvoir s’exprimer librement et interpeller n’importe qui dans l’organigramme, président-directeur général y compris.
En favorisant la collaboration, la direction des ressources humaines est même au coeur de sa mission : créer un climat favorable à l’émulation des salariés et à la mobilité interne. En valorisant son expertise et en portant à la connaissance de tous les projets sur lesquels il travaille, un collaborateur fait du réseau social d’entreprise (RSE) une vitrine au service de sa carrière. Il existe toutefois des freins à l’adoption de ce RSE, comme le montre une étude de L’Observatoire de la responsabilité sociétale des entreprises1. Il ne suffit pas de laisser une plateforme à leur disposition pour que les employés s’en emparent. Par crainte du jugement ou d’une surveillance généralisée à la « Big Brother », certains s’autocensurent. Les collaborateurs doivent aussi trouver un intérêt personnel à publier du contenu au sein de groupes de travail ou de communautés d’intérêts. Un comble quand on sait les heures passées par ces mêmes individus sur Facebook, Instagram ou Twitter durant leur temps personnel. Constatant ce paradoxe, Facebook a lancé il y a deux ans, Workplace by Facebook, la déclinaison professionnelle de son célèbre réseau social. Fil d’actualité, groupes… l’interface est quasiment la même, seule sa couleur change (grise). L’appropriation par les salariés est donc immédiate.
Attention à la surcharge informationnelle !
D’autres générations d’outils tentent d’allier communication et collaboration, comme les suites dans le cloud Office 365 de Microsoft et G Suite de Google. Au-delà des classiques traitements de texte, tableurs et messageries, elles proposent tous les modules − chat, visioconférence, RSE, partage de fichiers… − pour échanger entre collègues au bureau ou en dehors. Ces suites sont concurrencées par les ChatOps comme Slack, Teams (Microsoft) ou talkSpirit. Comme leur nom l’indique, ces messageries instantanées ou « chats » sont dédiées aux « opérationnels ». Plus de courriels internes, les membres d’une même équipe projet discutentsur un même canal, échangent des fichiers, synchronisent leurs agendas. Face à cette offre pléthorique de solutions collaboratives, il y a toutefois un risque d’empilement des outils et de surcharge informationnelle. C’est tout le paradoxe que doit gérer la DRH. Elle favorisera le déploiement ce type de pratiques tout en encadrant leur usage pour lutter contre le stress électronique et respecter le droit à la déconnexion.
—— XAVIER BISEUL
Étude Adobe
L’E-MAIL RESTE LE CANAL DE COLLABORATION ROI
À bientôt 50 ans, l’e-mail fait de la résistance. Chronophage, source de stress, frein à la productivité et à la communication directe, on l’accuse de tous les maux, et pourtant il se porte comme un charme. Selon une étude d’Adobe, les outils de collaboration les plus régulièrement utilisés en France sont l’e-mail (77 %), le téléphone (70 %), la réunion physique (62 %), la messagerie instantanée (29 %) ou la conférence vidéo (16 %). Le RSE arrive bon dernier avec seulement 9 %.
« IL FAUT LIBÉRER LA PAROLE DE SALARIÉS »
Bastien Le Lann, responsable du pôle analyse du cabinet Lecko
Quel outil choisir pour quel usage ?
Les équipes projets au sein de la DRH passeront par le réseau social d’entreprise (RSE) ou un ChatOps de type Slack. Pour faciliter l’intégration des nouvelles recrues (onboarding), on montera des groupes dédiés sur des plateformes sociales comme Yammer ou Workplace by Facebook que l’on couplera avec un parcours plus institutionnel sur l’intranet. La DRH fera la promotion de la mobilité ou de ses actions de formation sur le RSE. Enfin, elle peut fluidifier ses process en proposant, par exemple, un chatbot pour la pose de congés.
Quel est le niveau de maturité des DRH en matière d’usages collaboratifs ?
Pour notre dixième « État de l’art de la transformation interne des organisations », nous avons évalué les entreprises du CAC 40 selon trois niveaux de maturité. Au niveau 1, la DRH porte la culture collaborative, les nouvelles méthodes de travail. Au niveau 2, elle fait évoluer ses pratiques en tenant compte des apports de la transformation numérique, notamment en matière de recrutement. Au niveau 3, elle favorise la mobilité, l’évolution compétences et capitalise sur les données sociales. C’est ce que l’on appelle « le graph social ». Qui interagit avec qui en entreprise ? Quelles expertises informelles a développées un collaborateur ? La plupart des entreprises se situent au niveau 2 comme Airbus, Legrand ou Carrefour. Le meilleur élève est Orange.
Comment inciter les salariés à s’exprimer sur les médias sociaux d’entreprise ?
Il faut bien sûr commencer par communiquer sur l’existence de ces outils dès le parcours d’intégration du nouvel arrivant. Des actions de formation en e-learning et en présentiel voire de coaching pour les « VIP » faciliteront ensuite leur prise en main. Mais plutôt que de parler outils, la DRH doit mettre l’accent sur les usages en montrant l’exemple. Les collaborateurs doivent immédiatement trouver un bénéfice à s’investir dans un RSE. Ensuite, il y a un effet d’entraînement. Une fois que la plateforme est massivement utilisée, la question de l’adhésion ne se pose plus. Pour amorcer cette dynamique, il faut libérer la parole en faisant preuve de bienveillance. Un collaborateur ne doit pas stresser à l’idée d’interpeller un top manager. Enfin, il faut inciter les salariés à mettre leurs profils à jour afin de valoriser leurs centres d’expertise et d’intérêt
Faut-il assurer une modération des propos ?
Il y a quatre ans, il y avait généralement une personne en charge de la modération avec une procédure escalade en cas de débordement. Depuis, on a constaté qu’il n’y avait pas de dérive ou d’agressivité dans les propos. La plateforme s’autorégule. Pour autant, il faut fixer les bonnes pratiques en matière de collaboration dans un document annexé à la charte utilisateurs ou au contrat de travail. Ces « règles d’hygiène » sont là pour éviter « les comportements déviants » comme envoyer le compte rendu d’une réunion sur une messagerie instantanée ou travailler sur les différentes versions d’un document à travers une série d’émail plutôt que de passer par un outil collaboratif. Il faut aussi respecter le droit à la déconnexion et ne pas envoyer de message professionnel à un collègue le soir ou le week-end.